Dopo aver imparato come funzionano alcuni conti (banca, cassa, ricavi, costi, ecc) dobbiamo imparare a usarne 2 per volta.
I fatti che la contabilità registra come acquisti, vendite, incassi e pagamenti implicano sempre l'uso di due conti. Sono un pò come una moneta con due facce. Si tratta di imparare e riconoscerli per fare la registrazione corretta.
Facciamo un esempio per capire meglio.
Immaginiamo una situazione molto semplice: in una panetteria un cliente compra il pane e paga in contanti. Il negoziante consegna il pane, emette lo scontrino e incassa 4 euro.
Dal punto di vista della panetteria sono successe due fatti in contemporanea: la panetteria ha realizzato un ricavo per 4 euro e incassato 4 euro in contanti.
Come sappiamo il ricavo si registra in avere del conto ricavi:
mentre l'entrata di 4 euro in cassa si registra in
dare del conto cassa:
Due piccole note prima di proseguire.
La prima. Avete notato che in un caso s'è registrato 4 € in dare di un conto e nell'altro in avere di un altro conto?
Ecco tutte le registrazioni contabili hanno questa caratteristica. Si usano due conti (o più di due). Uno (o più di uno) si usa in dare e l'altro (o gli altri) in avere. La somme del conto (o dei conti) usati in dare è sempre uguale a quella del conto (o dei conti) usati in avere.
La seconda. Possiamo domandarci: e se il cliente non paga? Non ci sarebbe un ricavo e basta? La risposta è no. Se il cliente non paga vuol dire che la panetteria ha un credito nei suoi confronti e il credito si registra in dare, come l'entrata di cassa. Oppure il cliente ha un credito e quindi la panetteria ha un debito che viene meno in seguito alla vendita.
Se ogni registrazione contabile comporta l'uso di (almeno) un conto in dare e uno in avere posso prendere le due registrazioni nei due conti e fonderle in una sola, questa:
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cassa @ ricavi delle vendite 4
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Nella parte sinistra cioè in dare si scrive il nome del conto usato in dare, in avere il nome del conto usato in avere. In questo caso l'importo è lo stesso per cui si scrive una volta sola. Questa scrittura implica automaticamente che nel conto cassa si registri 4 in dare e nel conto ricavi delle vendite 4 in avere.
Nella realtà oltre a quanto riportato sopra si inseriscono altre informazioni come la data della registrazione, il numero d'ordine, un codice numero che idenfica in modo inequivocabile il conto.